Warum ein Briefing hilft
Eine Anfrage wie „Wir brauchen eine moderne Website“ lässt sich kaum seriös kalkulieren – zu vieles bleibt offen. Ein kurzes, strukturiertes Briefing löst gleich mehrere Probleme: Anbieter verstehen den Umfang, ihre Rückfragen werden weniger, und vor allem werden die Angebote vergleichbar, weil alle von derselben Grundlage ausgehen.
Wichtig ist die zeitliche Einordnung: Dieser Ratgeber behandelt die Phase vor der Anfrage – also das Beschreiben Ihrer Anforderungen. Wie ein Projekt danach abläuft, erklärt Website erstellen lassen: Ablauf & Dauer. Wie Sie später die eingegangenen Angebote prüfen und vergleichen, zeigt Website-Angebote vergleichen. Welcher Anbietertyp überhaupt passt, klären Webdesigner finden & beauftragen und Agentur oder Freelancer?.
Was in ein Website-Briefing gehört
Ein Briefing besteht aus Angaben, die Sie beschreiben, und Punkten, die Sie bewusst gemeinsam mit dem Anbieter klären. Die folgende Grafik zeigt dieses Zusammenspiel – es ist keine starre Trennung.
Die folgende Übersicht fasst die typischen Bereiche zusammen – mit dem, was hilfreich ist, und dem, was ohne Weiteres offen bleiben darf.
| Briefing-Bereich | Was Sie angeben sollten | Was offen bleiben darf |
|---|---|---|
| Ausgangslage | neue Website, Relaunch oder Erweiterung | Details zur bestehenden Technik |
| Ziel | was die Website erreichen soll | konkrete Erfolgskennzahlen |
| Zielgruppe | wen Sie ansprechen möchten | feingranulare Personas |
| Inhalte / Umfang | grobe Seitentypen und Themen | finale Texte und fertige Struktur |
| Funktionen | benötigte Funktionen (Muss/Kann) | technische Umsetzung der Funktion |
| Gestaltung | vorhandenes Corporate Design, Beispiele | fertiges Design der neuen Website |
| Technik / Systeme | vorhandene Domain, Hosting, CMS | konkreter Technologie-Stack |
| Budget & Zeit | ungefährer Rahmen, Wunschtermin | exakter Betrag, fixer Liefertag |
Gerade bei Funktionen ist weniger das „Wie“ als das „Was“ gefragt. Ob eine Anforderung individuelle Entwicklung bedeutet, kann der Anbieter einschätzen – Hintergründe dazu bietet Website programmieren lassen. Dass unklare Anforderungen die Einschätzung des Umfangs erschweren (und damit die Kosten weniger greifbar machen), erklärt im weiteren Kontext die Seite zu den Website-Kosten.
Muss, Kann, Offen: Anforderungen priorisieren
Nicht jede Funktion ist von Anfang an notwendig. Es hilft, Anforderungen in drei einfache Stufen einzuordnen – ohne Punktewertung:
- Muss: für den geplanten Start notwendig (z. B. Leistungen darstellen, Kontaktformular).
- Kann: wünschenswert, eventuell später (z. B. Blog, Mehrsprachigkeit).
- Offen: noch nicht entschieden, mit dem Anbieter zu klären.
Konkrete Beispiele machen den Unterschied deutlich (illustrativ):
- Unklar: „Wir brauchen eine moderne Website.“ – Klarer: „Wir möchten unsere Leistungen darstellen, Anfragen über ein Formular erhalten und Referenzen zeigen.“
- Unklar: „Wir brauchen eine Schnittstelle.“ – Klarer: „Anfragen aus dem Formular sollen an unser bestehendes CRM übertragen werden; die technische Machbarkeit muss noch geprüft werden.“
Ein ungefährer Budgetrahmen und ein gewünschter Zeitraum helfen, passende Lösungen einzugrenzen. Beides darf als grober Rahmen, als Obergrenze oder als „noch offen“ kommuniziert werden – eine fehlende Budgetangabe macht eine Anfrage nicht unseriös, und ein genannter Rahmen wird nicht automatisch voll ausgeschöpft.
Ist Ihre Website-Anfrage ausreichend vorbereitet?
Diese Checkliste hilft beim letzten Blick vor dem Versand. Sie muss nicht vollständig abgehakt sein – eine gute Anfrage darf Unsicherheiten und offene Punkte enthalten.
Ziel & Zielgruppe
- Ziel der Website beschrieben
- Zielgruppe umrissen
Umfang & Funktionen
- grober Umfang bekannt
- Muss-Funktionen benannt
Material & Kontakt
- vorhandene Materialien erfasst
- Ansprechpartner festgelegt
Rahmen & Offenes
- Zeitrahmen eingeordnet
- offene Punkte markiert
Häufige Fragen
Was gehört in ein Website-Briefing?
Vor allem Ausgangslage, Ziel, Zielgruppe, grober Umfang und Inhalte, benötigte Funktionen, vorhandene Materialien, Rahmenbedingungen (Zeit, Budget) sowie bestehende Systeme – und ausdrücklich Ihre offenen Fragen. Technische Lösungen müssen Sie nicht vorgeben.
Muss ich vor der Anfrage schon alle Inhalte fertig haben?
Nein. Für die Anfrage reichen grobe Angaben zu Seitentypen und Themen. Fertige Texte und Bilder entstehen oft erst im Projekt – wichtig ist nur, zu benennen, was bereits vorhanden ist und was noch erstellt werden muss.
Brauche ich ein technisches Lastenheft?
In der Regel nicht. Für eine Website-Anfrage genügt es, Anforderungen verständlich zu beschreiben – also was eine Funktion leisten soll, nicht wie sie technisch umgesetzt wird. Ein detailliertes Lastenheft ist eher bei sehr umfangreicher individueller Entwicklung sinnvoll.
Kann ich dasselbe Briefing an mehrere Anbieter senden?
Ja, das ist sogar sinnvoll. Wenn alle Anbieter dieselbe Grundlage erhalten, beziehen sich ihre Angebote auf denselben Umfang und werden dadurch vergleichbar. Wie Sie die Angebote anschließend prüfen, zeigt der Ratgeber zum Angebotsvergleich.